Neue Bürowelt

Mit den Veränderungen der bekannten und gewohnten Lebens- und Arbeitssituation verändert sich auch die Bedeutung des Büros. Spätestens seit Corona gehört das Home Office zur neuen Realität der Arbeitswelt und wir müssen uns die Frage stellen, was das Büro besser und richtiger leisten kann als Home Office und das mobile Arbeiten z.B. im Café, beim Kunden oder auf der Baustelle.

Das neue Büro hat idealerweise das stärkste Netzwerk, erlaubt die smarte Kombination von analogen und virtuellen Treffen, Lüftung und Klimatisierung sind auf dem neuesten Stand, Echt-Zeit-Daten geben einen Überblick über verfügbare Arbeitsplätze, Tools und Equipment. Vor allem aber ist das neue Büro ein Kontrapunkt zu Home Office und mobilem Arbeiten an Third Places sowie ein kreativer Raum für hybride Zusammenarbeit. Dafür braucht das Büro ein klares Profil als zentrale Anlaufstelle.

Ein Mix von Möglichkeiten für das neue Büro

Das Büro der Zukunft muss nun all das bieten, was das Home Office und andere Orte häufig nicht oder zumindest nicht immer leisten können: Konzentration, Kommunikation und Kooperation. Insbesondere Shared Spaces (abteilungs- oder bereichsübergreifend) bieten die Möglichkeit für zufällige Begegnungen, die sowohl Einfluss auf das psychische Wohlbefinden haben als auch Vertrauen und Gemeinschaftsgefühl als Voraussetzung für kreative Problemlösungen schaffen.

In der neuen Normalität wird somit an mehr als einem Arbeitsplatz und an mehr als einem Ort gearbeitet – so viel ist sicher. Es braucht mehr Flexibilität und den richtigen Mix an Arbeitsmöglichkeiten, um auch für zukünftige Einflüsse und Anforderungen gewappnet zu sein. Neben einer Vielfalt von Nutzungsmöglichkeiten muss das zukunftsfähige Büro die smarte Integration digitaler Angebote bieten und mit dem Einsatz von kreislauffähigen Materialen und Produkten punkten. Der Cradle to Cradle-Designansatz bietet hier die Möglichkeit, den stark wachsenden Anforderungen nach gesunden, sicheren und nachhaltigen Arbeitsumgebungen gerecht zu werden.

Sharing-Konzepte und Hybrid Spaces

Starre Konzepte mit fester Sitzordnung sind längst überholt: Unternehmen brauchen intelligente Sharing-Konzepte und einen Mix aus Office und Remote Working. Gefragt sind außerdem mehr multifunktionale hybride Raumlösungen, in denen tatsächlich anwesende und per Videokonferenz zugeschaltete Personen gleichberechtigt präsent sein und gut miteinander kommunizieren und kooperieren können.

Resilienz ist im neuen Büro gefragt

Zugleich müssen moderne Büroflächen nicht nur strukturell, sondern auch umfassend konfigurierbar sein, um sich an wechselnde Anforderungen anzupassen. Dafür muss der Innenbereich so gestaltet sein, dass auch die Mitarbeiter selbst im Bedarfsfall in kürzester Zeit Umstellungen und Anpassungen vornehmen können – etwa beim Ausbruch einer weiteren Corona-Welle. Die Ausrichtung für die Zukunft heißt, einen verlässlichen und effizienten Geschäftsbetrieb zu gewährleisten und Resilienz gegenüber den neuen Herausforderungen aufzubauen. Dafür müssen wir die Mitarbeiter sicher zurück in den Betrieb bringen und die neuen Arbeitsformen etablieren, evaluieren und weiterentwickeln.

Den Kulturwandel begleiten

Eine umfassende Veränderung der Bürowelt bedeutet in der Regel auch einen Kulturwandel im Unternehmen selbst – und ein solcher muss durch ein gutes Change-Management begleitet werden. Das umfasst zuallererst die Lehren aus dem Corona-Shutdown: Was haben wir vermisst, was haben wir zu schätzen gelernt, was gilt es aus der Zeit vor und während der Pandemie zu bewahren.

Für jedes Unternehmen ist ein individuelles, auf die jeweilige Unternehmenskultur abgestimmtes Konzept für das neue Normal erforderlich, das die Vorteile der verschiedenen Arbeitsorte und Arbeitsweisen miteinander verschmelzen lässt. Büros sind längst mehr als nur eine Betriebsstätte, sondern insbesondere Visitenkarte des Unternehmens und ein wichtiges Element im Wettbe-werb um die besten Talente – und damit integrativer Bestandteil des Employer Branding.

Das Büro ist ein Ort, das unternehmerische Werte und Visionen im Raum erlebbar macht, Halt und Orientierung bietet und damit die Bindung der Mitarbeitenden an den Arbeitgeber erhöht. Flexible Arbeitsmodelle, eine entsprechende Vertrauenskultur sowie eine hochwertige Arbeitsumgebung und -ausstattung werden zukünftig (noch) wichtigere Entscheidungs-Faktoren für Bewerbende und Arbeitnehmende sein.

Flächenwirtschaftlichkeit im neuen Büro

Viele Firmen haben während des Lockdowns gezwungenermaßen Erfahrung mit Home Office und mit leerstehenden Büroflächen gemacht. Corona ist ein Accelerator für mobiles Arbeiten und Shared Spaces. Jetzt dürfen wir dem daraus resul-tierenden Reflex einer weiteren Flächenoptimierung nicht nachgeben. Vielmehr sollte das Momentum genutzt werden, mögliche Optimierungspotenziale zumindest teilweise in Form von höherer Flächen- und Ausstattungsqualität zu reinvestieren.

Ein Beispiel: Durch Einführung einer Sharing-Quote von 1:1,4, also 1,4 Mitarbeiter teilen sich rechnerisch einen Arbeitsplatz, könnte man 20 Prozent mehr Fläche pro Arbeitsplatz schaffen und gleichzeitig 15 Prozent Fläche pro Mitarbeiter einsparen. Diesen Platz brauchen wir derzeit, um die Abstandsregeln möglichst großzügig umzusetzen oder um zusätzliche Raummodule für Kommunikation oder konzentriertes Arbeiten einzuführen.

Das Büro wird auch in Zukunft eine entscheidende Rolle spielen

Eine universelle, für alle gleichermaßen passende Lösung gibt es dafür allerdings nicht. Grundsätzlich gilt: Alles, was die Bindung der Mitarbeiter an das Büro und damit an das Unternehmen durch die Verfügbarkeit einer sicheren, gesunden, höchst attraktiven, nachhaltigen und technisch optimalen Arbeitsumgebung unterstützt, sind sinnvolle und werthaltige Investitionen in die Zukunft. Und sie werden sich auszahlen – ebenso monetär wie auch durch die Wertschätzung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.