Office Report 2026/27: Büros im Schnitt nur zu 62 Prozent belegt

Der Office Report 2026/27 ist die sechste Ausgabe der Erhebung, die das Wiener Beratungsunternehmen teamgnesda gemeinsam mit Bertram ZT seit 2021 durchführt. Umfragepartner sind pro m² und neudoerfler Office Systems. Die teilnehmenden Organisationen aus dem deutschsprachigen Raum beschäftigen 225.300 Mitarbeitende auf 186.000 Arbeitsplätzen. Den größten Anteil stellt mit 22 Prozent der teilnehmenden Organisationen die Bau- und Immobilienwirtschaft, gefolgt von Finanzen und Versicherungen mit 18 Prozent sowie dem öffentlichen Sektor und der Beratungsbranche mit je 12 Prozent.

Büros im Schnitt zu 62 Prozent belegt

Die Arbeitsplätze sind laut Report im Schnitt zu 62 Prozent belegt. Am Tag mit der höchsten Präsenz sind es 78 Prozent, am schwächsten Tag 34 Prozent. Dienstags ist das Büro am vollsten, freitags weitgehend leer. Wäre die Fläche auf die tatsächliche Spitzenbelegung ausgelegt, ließen sich laut den Autoren allein bei den Teilnehmenden 934.000 m² oder 22 Prozent der Mietfläche einsparen, und am vollsten Tag hätte trotzdem jeder einen Platz.

Die befragten Unternehmen selbst halten 340.310 m² für verzichtbar, das sind rund sechs Prozent ihrer Bürofläche. Diese Angaben stammen von 79 der 164 Organisationen. Bei einer angesetzten Nettokaltmiete von 25 Euro pro m² entspricht das laut Report über 102 Millionen Euro Miete pro Jahr.

Home-Office: zwei bis drei Tage als Standard

85 Prozent der Organisationen gewähren zwei bis drei Tage Home-Office pro Woche, 11 Prozent einen Tag. Nur 4 Prozent erlauben gar kein Home-Office, dabei handelt es sich laut Report ausschließlich um kleine Unternehmen. Tatsächlich genutzt werden im Schnitt 2,4 Tage pro Woche und damit etwas mehr als die formal erlaubten 2,2 Tage. Für 47,5 Prozent der Mitarbeitenden gilt eine Mindestpräsenz von zwei Tagen, für 30,7 Prozent von drei Tagen.

Office Report 2026/27: Fläche hängt am New Work Grad

Als Kennzahl für den Stand der Transformation verwenden die Autoren den New Work Grad, auch New Work Score genannt. Er verrechnet zehn Größen zu einem Prozentwert, darunter die Selbsteinschätzung der Organisation, den Grad des tätigkeitsbasierten Arbeitens, Anteil und Akzeptanz von Desk-Sharing, die Fläche pro Kopf, Möglichkeit und Nutzung von Home-Office sowie den Einsatz von Künstlicher Intelligenz. Im Schnitt erreichen die Organisationen 45 Prozent, die Spannweite reicht von 5 bis 90 Prozent. Am weitesten sind Beratung und Dienstleistungen mit 55,4 Prozent, IT, Technologie und Telekommunikation mit 55,3 Prozent sowie Energie, Versorgung und Umwelt mit 55,1 Prozent.

Beim Flächenbedarf zeigt sich der deutlichste Unterschied: Organisationen mit hohem New Work Score kommen laut Report mit 13,2 m² Mietfläche pro Kopf aus, Nachzügler benötigen 36,6 m². Im Vergleich der jeweils 15 Teilnehmer mit dem höchsten und dem niedrigsten Wert arbeiten in der Spitzengruppe 86 Prozent der Mitarbeitenden in einem Sharing-Modell, in der Schlussgruppe 5 Prozent. Über alle Teilnehmenden liegt der Flächenverbrauch 2026 bei 18,3 m² pro Mitarbeitenden, nach 17,2 m² im Jahr 2025.

Wofür Mitarbeitende ins Büro kommen

Als wichtigsten Grund für den Bürobesuch nennen 34,0 Prozent die unmittelbare Teamarbeit. Es folgen die Präsenzerwartung der Führung mit 19,0 Prozent, formelle Meetings mit 17,0 Prozent und sozialer Austausch mit 16,3 Prozent. Karriere und Sichtbarkeit kommen auf 1,3 Prozent. Dazu passen die Flächenwünsche: 32,1 Prozent wollen mehr Kollaborations- und Projekträume, 27,7 Prozent nennen Konferenzzonen und 23,4 Prozent Rückzugs- und Fokusräume. Vollwertige Einzelarbeitsplätze wünschen sich 5,1 Prozent der Befragten.

Welche Rolle die technische Ausstattung dabei spielt, zeigt das Beispiel Atos. Das Unternehmen hat mit Begleitung von teamgnesda sein neues Wiener Headquarter im IZD Tower nach dem Prinzip des Activity-based Working eingerichtet. Johann Martin Schachner, CEO von Atos Österreich, betont: „Die beste räumliche Lösung hilft wenig, wenn die technologische Ausstattung die gewünschte Form der Zusammenarbeit nicht unterstützt.“

Umbau im Bestand statt Neubau

Für 2027 erwarten die Autoren anhaltenden Kostendruck und einen zurückhaltenden Immobilienmarkt. Neue Projekte und Flächen entstünden kaum, die Zukunft liege im Bestand, also im Umbau und in der Sanierung. Bei Standortentscheidungen steht die Kostenreduktion mit 44,1 Prozent an erster Stelle der Entscheidungskriterien. Eine reine Reduktion der Quadratmeter als Hauptmotiv nennen dagegen nur 10,3 Prozent der Betriebe.

Die Autoren rechnen das Einsparpotenzial auch auf den Gesamtmarkt hoch. Für Österreich kommen sie auf 13,7 Millionen m² Bürofläche, die nicht benötigt werde. Bei 75 m² pro Wohnung entspräche das rechnerisch rund 182.000 Wohnungen. Andreas Gnesda, Gründer und CEO von teamgnesda, schreibt dazu im Vorwort des Reports: „Fläche, die als halbleeres Büro Geld kostet, könnte anderswo längst ein Zuhause sein.“