Digitale Rechnungsprüfung: Regensburger Baufirma setzt auf Wiener Software
Digitale Rechnungsprüfung aus Wien ist im bayerischen Regensburg angekommen: Das deutsche Bauunternehmen Rödl & Herdegen, ein seit 1962 bestehender Familienbetrieb, hat seine Rechnungsprüfung und sein Kostenmanagement auf die Bausoftware des Wiener Anbieters reebuild umgestellt. Damit ist das österreichische Softwareunternehmen auch bei mittelständischen Baufirmen in Deutschland im Einsatz. Angestoßen hat die Umstellung die nachrückende Generation im Betrieb.
Zeitlich fällt der Schritt in eine Phase, in der sich die Anforderungen an die Rechnungsverarbeitung in Deutschland deutlich verschärfen. Die dort gestaffelt eingeführte E-Rechnungspflicht setzt vor allem kleinere und mittlere Bauunternehmen unter Zugzwang.
Rechnungen im Korb, Freigaben am Wochenende
Die kaufmännischen Abläufe bei Rödl & Herdegen funktionierten zwar, sie waren aber mit erheblichem Aufwand verbunden. Rechnungen wurden in Ordnern abgelegt, Freigaben liefen über manuelle und starre Prozesse. Der aktuelle Stand der Projektkosten war über mehrere Baustellen hinweg nur eingeschränkt nachvollziehbar.
Am deutlichsten zeigte sich der Aufwand bei den Freigaben selbst. „Früher bin ich am Wochenende immer mit einem Stapel an Rechnungen, die in einen Korb passten, heimgefahren und habe diese Stück für Stück unterzeichnet“, erinnert sich Geschäftsführer und Gesellschafter Thomas Rödl.
Die nächste Generation gibt den Anstoß
Kristin Rödl, die im Unternehmen kaufmännisch eingebunden ist, sah in der Digitalisierung der kaufmännischen Prozesse den nächsten Schritt zu mehr Kostentransparenz und einem verlässlichen Überblick. Wichtig war dem Betrieb dabei, keine allgemeine Bürolösung einzuführen, sondern eine Software, die auf die Abläufe eines Bauunternehmens zugeschnitten ist. Die Wahl fiel auf eine bauspezifische Lösung aus dem DACH-Raum.
Bei der Auswahl spielten laut Kristin Rödl neben der Bedienbarkeit auch persönliche Ansprechpartner eine Rolle. Die Software solle übersichtlich, schnell und intuitiv zu bedienen sein, so wie man es von zeitgemäßen Anwendungen erwarte.
Digitale Rechnungsprüfung nach Projekten und Kostenstellen
Heute bildet die Software bei Rödl & Herdegen einen kaufmännischen Kernprozess ab, der von der Bauleitung über die Buchhaltung bis zur Geschäftsführung reicht. Jede eingehende Rechnung wird als strukturierter Datensatz verarbeitet. So lassen sich die Informationen je nach Rolle unterschiedlich auswerten: nach Projekten, nach Kostenstellen oder nach Geschäftspartnern.
„Die unternehmensweite Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Rechnungen und Kostenständen ist mit reebuild erheblich leichter geworden“, sagt Kristin Rödl.
E-Rechnungspflicht in Deutschland als Treiber
Für den Regensburger Betrieb gelten die deutschen Vorgaben zur E-Rechnung. Seit 1. Jänner 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und GoBD-konform archivieren können. Ab 1. Jänner 2027 sind Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz verpflichtet, strukturierte E-Rechnungen auch auszustellen, ab 2028 gilt das für alle übrigen Unternehmen im B2B-Geschäft.
Ein einfaches PDF zählt dabei nicht als E-Rechnung. Anerkannt sind nur strukturierte Formate nach der europäischen Norm EN 16931. Betriebe, die eingehende Dokumente bereits digital und strukturiert verarbeiten, sind auf diese Anforderungen besser vorbereitet. Für Unternehmen in Österreich gelten eigene Regelungen.
Bestehende Abläufe digital abbilden
Die Software von reebuild wandelt eingehende Dokumente – ob PDF, Foto, Scan oder E-Rechnung – in strukturierte Daten um und automatisiert Rechnungsprüfung, Kostenmanagement und Materialverwaltung. Nach Angaben des Unternehmens nutzen mehr als 120 Bauunternehmen und Projektentwickler in Österreich und Deutschland die Lösung auf über 8.200 Baustellen und Projekten.
Den Ansatz hinter der Umstellung beschreibt Nicolaus Lederer, COO von reebuild: „Wir versuchen, die bewährten Prozesse eines Betriebs ins digitale Zeitalter mitzunehmen, statt ihm eine fremde Arbeitsweise überzustülpen.“
