ERP-Software: Das Ende der Excel-Listen

Sicherlich bleiben der Baubranche kräftige Hände erhalten. Allerdings werden diese immer mehr durch digitale Helfer unterstützt. Speziell auf das Baugewerbe abgestimmte Software verfeinert sich, denn auch in der Baubranche ist das Enterprise-Ressource-Planning (ERP) zeitgemäß geworden.

Zeit- und kostenschonend zu planen und zu bauen ist dank Softwarelösungen heute einfacher zu verwirklichen. KMUs mit 10-15 Mitarbeitern, aber auch mittelständische Unternehmen mit bis zu 300 Mitarbeitern zählen zu den Firmen, die klassischerweise mit ERP-Software ihre Betriebsabläufe kontrollieren, optimieren und ökonomisieren. „Wir haben vor rund sechs Jahren eine Marktanalyse durchgeführt, den Bedarf erhoben und das Potenzial in dieser Branche erkannt“, erklärt etwa Gerhard Poschinger, Baustoffexperte bei BMD Business Software. Es gibt einige, teils auch länger als BMD am Markt agierende Softwarehäuser mit Bauexpertise wie etwa die in Klagenfurt ansässige Keops, die Vorarlberger BDS oder Ramsauer & Stürmer aus Bergheim bei Salzburg und Omega Solutions aus Gleisdorf. Die Breite der Softwareanwendungen und auch die Größe der Kunden zeigen, dass man bei BMD mit dieser Expansion recht hatte. 

Auch im Wiener Software-Haus ib-data GmbH bestätigt man den Trend: „Einerseits wächst die Komplexität von Bauvorhaben und deren Planungs- und Ausführungsprozessen stetig an, andererseits steigt der Kostendruck auf Planende und Ausführende kontinuierlich. Ein Ende dieser Trends ist nicht in Sicht, und dem kann nur mit einem optimierten, zielgerichteten Einsatz von Know-How und Ressourcen begegnet werden – vernünftige ERP-Software stellt dafür die einzig praktikable Lösung dar“, meint Stefan Perschy. 

Bei ERP-Software geht es darum, Arbeitsabläufe zu vereinfachen, zu beschleunigen, auf Kundenwünsche besser reagieren zu können, alle Informationen zentral verfügbar zu haben und die Kalkulation transparent zu machen. Auch von gesetzlicher Seite stehen Unternehmen immer wieder vor neuen Hürden. Aktuell bereitet die Einführung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) den meisten Betrieben Sorgen. Wichtig dabei ist aktuell, dass die Software einige Abfragen zur Datenerfassung und korrekter Datenspeicherung beinhaltet bzw. anbietet und somit eine gesetzeskonforme Archivierung unterstützt. 

„Wesentlich ist die gute Integrierbarkeit mit anderen Softwarelösungen“, betont BMD-Verkaufsleiter Wolfgang Foißner. Als Beispiel erwähnt er die Ausschreibungssoftware „Auer-Success“, die leicht in das Angebotswesen eingepasst werden kann. Auch die praktikablen Schnittstellen, die somit eine Durchlässigkeit und Anwendbarkeit in sämtlichen Unternehmensbereichen erleichtern, machen den Softwareeinsatz interessant.

Keine Excel-Listen und Post-it

Letztlich kann die digitale Erfassung und Bearbeitung von Daten immer dort stattfinden, wo welche anfallen: Ob es Finanzbuchhaltung, Haftrücklass, Baustellennachkalkulation, Lieferscheinverwaltung, Geräteverleih, Lohnverrechnung inklusive Schlechtwetter-Arbeitszeiterfassung oder Gantt-Visualisierung beim Projektmanagement ist, die Begleitung all dieser Arbeitsschritt und noch vieler anderer durch die Software ist zeitgemäß und möglich.

Die Zeiterfassung ist ein entscheidendes Merkmal jedes Bautagebuchs. Damit nicht eine lückenhafte Zettelwirtschaft der Buchhaltung zu schaffen macht, kann diese jederzeit Daten abrufen und verarbeiten, die auf verschiedenen Devices – mobil bis Standgerät – eingespielt werden. Es kann sogar jeder Mitarbeiter selbst über eine APP beispielsweise die entsprechend geleistete Arbeitszeit eintragen; etwa auch über eine RFID-Schnittstelle, die ebenfalls leicht integrierbar ist. Die automatische Überleitung in die Lohnverrechnung ist so ein Beispiel für einen vereinfachten und beschleunigten Arbeitsablauf. Damit kann ich auch rascher bei aus dem Ruder laufenden Kosten eingreifen. Wenn etwa Regieleistungen anfallen und akut verrechnet werden, leistet das durch die Software unterstützte Controlling eine rascher sichtbare Kostenwahrheit und vermeidet eine unangenehme Überraschung am Ende eines Monats oder nach Fertigstellung einer Etage, wenn eine neuerliche Teilrechnung zu stellen ist. 

Jede Scheibtruhe ist auffindbar

Ähnliche qualitative Verbesserungen lassen sich für den Materialfluss erwarten. Die baustellenbezogene Bestellung mit Direktlieferung ist einfach in einen Baustellen-Auftrag übertragbar. Somit können anfallende Kosten schnell weiterverrechnet werden. Materialien sind mitunter teuer, noch teurer sind für gewöhnlich Geräte. Spezielle Verleih-Features sind darauf ausgerichtet, zu wissen,  wer, wann, welches Gerät nutzt und wann es wieder für einen anderen Arbeitseinsatz verfügbar ist.

Die Ausgabe der Geräte kann mittels eigenen Ausgabescheinen oder mit Material-Lieferscheinen wie Ziegel, Rohre oder anderen Baustoffen gemeinsam erfolgen. Die Belastung der Baustellen mit den Leih-Aufwändungen wird automatisch durchgeführt und kann jederzeit in der Baustellennachkalkulation ausgewertet werden. Gleichzeitig zeigt das System so auch rasch, wann ich wieder ein Gerät auf einer anderen Baustelle einsetzen kann und welche Materialrücklieferungen möglich sind. Die Baumaschinen genießen durch die elektronische Begleitung auch einen besseren Instandhaltungsplan. Vergessene oder minderwertige Wartung sollte somit der Vergangenheit angehören. 

Software schafft Kostenwahrheit 

Wartung ist auch ein Stichwort, denn schließlich leistet der Innovationsdruck immer wieder updates für die Software und auch die Implementierung und Einschulung verlangt kompetente Betreuung. Die Anschaffungskosten einer solchen Software liegen je nach der Wahl der Module und der entsprechenden Bedürfnisse zwischen rund 1.500 Euro für die simpelste Lösung bis zu 70.000 Euro für eine komplexe und profunde Ausstattung. Bei ib-Data gibt man die Kosten mit ab 2.250 Euro für das Grundpaket Ressourcenplanung an, eine umfassendere Lösung mit zugehörigem Dokumenten- und Protokollmanagement sowie Rechnungswesen kommt auf 5.160 Euro. Bei ib-data werden Unternehmen mit durchschnittlich 26 Mitarbeitern betreut, so Perschy.

„Wir orientieren uns immer an den individuellen Bedürfnissen unserer Kunden“, macht Poschinger anschaulich. „Schon das Stammdatenblatt verfügt über viele frei definierbare Felder und schafft dadurch ein spezifisches Customizing. Das Wichtige ist, dass Daten zentral erfasst und abrufbar sind. Wenn ein Ziegel beispielsweise einmal mit 3,50 Euro und einmal mit 4 Euro kalkuliert wird, ergibt das bei einer entsprechenden Menge einen massiven Unterschied.“ Diese Kostenwahrheit und verlässliche Vorausplanung schafft entsprechende ERP-Software.“ Das Verzeichnis der Materialien lässt eben auch eine Vorausplanung bis zu einer authentischen Ergebnisrechnung zu. Wie hoch die tatsächlichen Einsparungen sind, wird wohl sehr individuell sein, für Poschinger stehen zwei Aspekte im Vordergrund: „Strukturierte Abläufe schaffen besser motivierte und auch zufriedenere Mitarbeiter und das wirkt sich auf die Abwicklung der Projekte und letztlich die Kundenbindung aus.“